Pracodawca ma możliwość zawarcia umowy o odpowiedzialności materialnej z jednym lub większą liczbą pracowników. W przypadku większej liczby, mamy do czynienia z łącznym powierzenie mienia, co regulowane jest Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r., w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie. Stosownie do treści przedmiotowego aktu, pracownicy mogą na podstawie pisemnej umowy zawartej z pracodawcą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane w skutek powstania niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu, jeżeli liczba pracowników nie przekracza:
- przy pracy na jedną zmianę – 8 osób,
- na dwie zmiany – 12 osób,
- zaś na trzy zmiany – 16 osób.
Liczba ta może być zwiększona do 24 osób na jedną zmianę, w przypadku m.in. sklepów samoobsługowych, czy zakładów usługowych. Co istotne umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej może być zawarta, jeżeli na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej wyrażają zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia, z nielicznymi wyjątkami określonymi w przywołanym rozporządzeniu. W tym miejscu należy także zaznaczyć, iż pracodawca jest obowiązany zapewnić takim pracownikom możliwość sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem, przez swobodny do niego dostęp, w czasie wykonywania pracy lub określonych czynności w miejscu powierzenia mienia. Co więcej, nie można zapominać, że każda zmiana składu pracowników objętych taką odpowiedzialnością wymaga zawarcia nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Oznacza to zatem, że przyjęcie do pracy kolejnego pracownika wymaga podpisania nowego zobowiązania przez cały zespół, ponieważ wspólna odpowiedzialność materialna uzależniona jest od powierzenia mienia łącznie wszystkim pracownikom.
Warto zaznaczyć, że warunkiem egzekwowania od swych pracowników wspólnej odpowiedzialności materialnej jest przeprowadzenie inwentaryzacji z ich udziałem, podczas której pracodawca powinien zapewnić im możliwość zgłaszania uwag.
Zanim przejdziemy do kwestii odpowiedzialności, wyjaśnijmy sobie co należy rozumieć poprzez pojęcie mienia? A więc są to przede wszystkim pieniądze czy inne kosztowności, a także narzędzia, sprzęty, odzież czy inne przedmioty, które pracownik musi zwrócić.
Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną, odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie stwierdzenia, że niedobór w całości lub w części został spowodowany przez niektórych pracowników, za całość niedoboru lub określoną jego część odpowiadają tylko sprawcy szkody, co nie wyłącza ich odpowiedzialności za resztę niedoboru wraz z pozostałymi pracownikami na zasadach odpowiedzialności wspólnej.
W sytuacji, zaś gdy nie mamy do czynienia z odpowiedzialnością wspólną jak powyżej, a indywidualną, co może dotyczyć zarówno jednego pracownika, jak też większej ich liczby, z którymi pracodawca zawarł indywidualne umowy, to wówczas zastosowanie znajduje rozporządzenie Rady Ministrów z 10 października 1975 roku, w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu. Zgodnie z tym aktem, wysokość odszkodowania za szkody poczynione przez pracownika w powierzonym mu mieniu, za które ponosi odpowiedzialność w pełnej wysokości, obniża się stosownie, w sytuacji gdy sprawowanie nadzoru nad mieniem jest utrudnione. M.in. ma to miejsce w magazynach, sklepach i punktach usługowych, w których praca trwa dłużej niż na jedną zmianę lub w których obsada wynosi co najmniej 5 osób.
Niezależnie jednak czy mówimy o odpowiedzialności materialnej indywidualnej czy wspólnej za powierzone pracownikowi mienie, pracownik może uwolnić się od niej, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę odpowiednich warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Ciężar udowodnienia istnienia lub braku winy spoczywa w tym przypadku na pracowniku, a nie na pracodawcy.
