Przekwalifikowanie przez Państwową Inspekcją Pracy umów cywilnoprawnych na umowy o pracę

Od 1 stycznia 2026 r. planowane jest wejście w życie nowych przepisów dających Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) znacznie większe uprawnienia w zakresie kontroli i możliwości przekształcania umów cywilnoprawnych (np. umów zlecenia, umów o dzieło, kontrakt B2B) w klasyczny stosunek pracy (umowę o pracę). Zmiany mają na celu wyeliminowanie tzw. „ukrytego zatrudnienia” — czyli sytuacji, w których w rzeczywistości występuje stosunek pracy, mimo formalnego zawarcia umowy cywilnoprawnej. W niniejszym wpisie skupimy się na tym, co można zrobić, aby być przygotowanym na ewentualną kontrolę PIP pod kątem umów zlecenia.

PIP będzie mogła administracyjnie przekwalifikować umowę zlecenia na stosunek pracy

Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o PIP, inspektor będzie mógł wydawać decyzję administracyjną stwierdzającą, że dana umowa cywilnoprawna w rzeczywistości stanowi stosunek pracy i z mocą od tej decyzji zostaje przekształcona w umowę o pracę. Decyzja taka miałaby natychmiastową wykonalność – czyli od momentu jej doręczenia, dawny zleceniodawca będzie zobowiązany traktować zleceniobiorcę jako pracownika i zastosować wszystkie wynikające z umowy o pracę obowiązki.

Uwaga! Złożenie ewentualnego odwołania nie będzie wstrzymywać wykonalności decyzji PIP!

Kryteria oceny - kiedy umowa zlecenia może zostać przekształcona?

PIP ma badać, czy w relacji faktycznej na linii np. zleceniodawca – zleceniobiorca występują cechy stosunku pracy, m.in.:

• osobiste świadczenie pracy (wykonawca nie może z łatwością zlecić wykonania usługi przez podwykonawcę),
• miejsce i czas wykonywania pracy ustalone i narzucone przez zleceniodawcę,
• podporządkowanie wykonawcy – kierownictwo, nadzór, kontrola ze strony zleceniodawcy,
• wynagrodzenie niezależnie od efektu (np. stałe miesięczne wynagrodzenie) niż typowy rezultat usługi.

Konsekwencje podatkowe mogą być dotkliwe

Inspektor pracy może objąć swoim działaniem także okresy wcześniejsze – np. gdy dana osoba świadczyła usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, ale w warunkach charakterystycznych dla etatu. Wówczas decyzja może być wydana z mocą wsteczną (czyli uznać, że stosunek pracy istniał już wcześniej).

Zatem pojawia się ryzyko finansowe w postaci konieczności zapłaty zaległych składek ZUS, wyrównania wynagrodzeń, ekwiwalentów za urlop, nadgodzin – nawet za lata wcześniejsze!

Co powinni zrobić pracodawcy już dziś – praktyczne wskazówki

1. Audyt umów – przejrzyj wszystkie umowy zlecenia/o dzieło pod kątem występowania cech stosunku pracy (czas, miejsce, podporządkowanie, wynagrodzenie).
2. Zmiana modelu współpracy – tam, gdzie faktycznie praca ma charakter etatu, warto rozważyć zawarcie umowy o pracę lub odpowiednio dostosować warunki współpracy.
3. Dokumentacja i monitoring – zachowuj dokumentację współpracy, ewidencję czasu pracy jeśli jest stosowana, a także faktyczne warunki (miejsce pracy, godziny, nadzór).
4. Przygotowanie na kontrole – od 1 stycznia 2026 r. PIP zapowiada ofensywę w tym obszarze.

Dlaczego warto wykonać audyt umów cywilnoprawnych już teraz?

W świetle powyższego nie ulega wątpliwości, że zarówno zleceniodawcy, jak i zlecający dzieło powinni już teraz przeprowadzić analizę wszystkich umów cywilnoprawnych, aby zweryfikować, czy forma współpracy odpowiada faktycznemu charakterowi relacji.

Radca prawny Toruń już teraz oferuje pomoc i wsparcie w zakresie analizy umów cywilnoprawnych pod kątem prawidłowości zapisów współpracy. Jeżeli współpracują Państwo ze zleceniobiorcami, a jeszcze nie podjęli Państwo działań w tym obszarze – zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami. W ramach porady prawnej sprawdzimy Wasze umowy oraz podpowiemy, czy występują w nich zapisy, które mogą zostać zakwestionowane w toku kontroli PIP. Im wcześniej, tym lepiej – warto zabezpieczyć się przed ryzykiem i przyszłą kontrolą PIP!