Dotychczas staż pracy, od którego zależy wiele uprawnień pracowniczych, był zasadniczo liczony wyłącznie na podstawie zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Okresy wykonywania umów zlecenia czy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej pozostawały poza tym ustalaniu stażu pracy, niezależnie od faktycznego doświadczenia zawodowego. Od 1 stycznia 2026 r. sytuacja ta ulegnie istotnej zmianie. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza rozwiązania, które pozwolą zaliczać do stażu pracy także te formy aktywności zawodowej, w tym okresy wykonywane w przeszłości.
Nowe zasady sprawiają, że doświadczenie zawodowe zdobywane w elastycznych formach zatrudnienia zacznie być traktowane na równi z etatem. W praktyce przekłada się to na wcześniejsze nabycie prawa do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, dodatków stażowych czy nagród jubileuszowych. Ma to również znaczenie przy rekrutacjach, gdzie wymagany jest określony staż pracy - dotychczas wiele osób odpadało wyłącznie z powodów formalnych.
Zmiana wpływa także na sytuację pracowników już zatrudnionych – po doliczeniu „nowych” okresów stażu mogą oni automatycznie spełnić warunki do wyższych świadczeń, bez konieczności zmiany stanowiska czy renegocjowania umowy. Dla pracodawców oznacza to z kolei obowiązek ponownego, prawidłowego ustalenia stażu pracy na podstawie zaktualizowanych przepisów.
Podstawowym dokumentem potwierdzającym okresy podlegające zaliczeniu do stażu będzie zaświadczenie wydawane przez ZUS, oparte na danych gromadzonych od 1 stycznia 1999 r. Jeżeli jednak dany okres nie figuruje w systemie (np. umowa nie została zgłoszona), pracownik musi go wykazać samodzielnie - poprzez umowy, rachunki, faktury czy potwierdzenia przelewów. Brak dokumentów oznacza brak możliwości zaliczenia danego okresu.
Nowe przepisy nie wprowadzają odrębnego postępowania dowodowego ani „uznaniowości” po stronie ZUS lub pracodawcy. Ciężar wykazania danego okresu spoczywa na pracowniku, a dokumenty muszą jednoznacznie potwierdzać faktyczne wykonywanie pracy lub prowadzenie działalności.
Dotychczasowy model prowadził do oczywistych nierówności. Osoba z wieloletnim doświadczeniem na zleceniu lub prowadząca działalność gospodarczą mogła mieć formalnie krótszy staż niż pracownik z rokiem pracy na etacie. Nowelizacja ma ten rozdźwięk ograniczyć i lepiej odzwierciedlać faktyczny przebieg kariery zawodowej, a nie jedynie jej formalną formę.
To także odpowiedź na realia rynku pracy, w którym elastyczne formy zatrudnienia stały się powszechne, a brak ich uwzględnienia w stażu pracy coraz częściej był postrzegany jako systemowa niesprawiedliwość.
Zmiany wejdą w życie od 1 stycznia 2026 r. dla pracodawców z sektora finansów publicznych, a dla pozostałych – od 1 maja 2026 r. To dobry moment, aby już teraz uporządkować dokumenty potwierdzające wcześniejsze okresy pracy. W praktyce oznacza to, że zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować się do aktualizacji danych dotyczących stażu pracy, aby uniknąć sporów i nieprawidłowości po wejściu przepisów w życie.
W razie zapytań w tym zakresie – zapraszamy do kontaktu z Kancelarią Radców Prawnych Chowaniec!
