Regulamin sklepu internetowego - najważniejsze elementy. Czy bezpieczne jest stosowanie wzorów takich regulaminów?

W ostatnim czasie, szczególnie za sprawą pandemii, sprzedaż internetowa stała się bardzo popularna, coraz częściej wypierając z rynku sklepy stacjonarne. Prowadzenie sprzedaży w sieci może więc być niezwykle ciekawym i dochodowym sposobem na biznes. Nie można jednak tracić z pola widzenia, że internetowa działalność wymaga dobrego przygotowania nie tylko pod względem logistycznym, ale przede wszystkim prawnym, co wiąże się z tym, iż każdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż on-line powinien sporządzić regulamin korzystania ze sklepu internetowego,  zabezpieczający jego interesy prawne.

Zacznijmy zatem od tego czym tak naprawdę jest taki regulamin. Możemy go zdefiniować jako dokument określający najważniejsze zasady działania podmiotu, to jest przede wszystkim warunki złożenia zamówienia oraz realizowania umowy sprzedaży przez obie strony, które są wiążące dla kupującego i sprzedawcy. Regulamin sklepu internetowego nie może być tworzony w sposób dowolny. Jego postanowienia powinny gwarantować przede wszystkim zgodność z prawem i być na tyle zrozumiałe, aby nie budziły wątpliwości. Ponadto powinny być dopasowane do charakteru sprzedaży, którą prowadzimy. Należy też zwrócić uwagę na fakt, iż osoby fizyczne zawierające transakcje niezwiązane z ich działalnością gospodarczą bądź zawodową są objęte szczególną ochroną przez ustawodawcę. Duża część aktualnie funkcjonujących sprzedawców w branży ecommerce, posługuje się regulaminami nieaktualnymi, niepełnymi, a często także i nieskutecznymi prawnie, narażając się na negatywne konsekwencje. Z tego też względu nie zaleca się korzystać z gotowych wzorów krążących po internecie, gdyż mogą nam przysporzyć więcej strat niż korzyści.

Posiadając już zatem wiedzę czym jest regulamin sklepu internetowego, skupmy się nad jego zawartością. Co powinno się w nim zawierać ? Jakie są jego obowiązkowe elementy?

Zgodnie z treścią art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każdy świadczący usługi drogą elektroniczną zobowiązany jest do posiadania regulaminu i nieodpłatnego udostępnienia go każdorazowo przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług. Przy jego konstruowaniu powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na takie akty prawne, jak ustawa o prawach konsumenta, kodeks cywilny, ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów oraz wspomniana wyżej ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Na ich podstawie regulamin sklepu internetowego powinien obowiązkowo określać następujące kwestie:

• Dane dotyczące sprzedawcy pozwalające na jego identyfikację - nazwa, forma prawna, adres siedziby / do korespondencji, numer wpisu do KRS, numer REGON i NIP, adres e-mail. 

• Rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną - jakie usługi oferuje sprzedawca użytkownikowi. Należy mieć na uwadze, że poza sprzedawanymi produktami, sklep może oferować dodatkowe usługi takie jak np. możliwość zamieszczania komentarzy przy zakupionych produktach, newsletter czy prowadzenie konta klienta, które to również powinny zostać opisane wraz z informacją, które z usług świadczone są odpłatnie.

• Warunki świadczenia usług drogą elektroniczną - będą to informacje dotyczące wymagań technicznych niezbędnych do współpracy z systemem teleinformatycznym sklepu i prawidłowym korzystaniem z niego przez kupującego. Również w tym miejscu może się znaleźć się instrukcja rejestrowania i logowania się na stronie sklepu.

• Warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną - określenie praw i obowiązków stron umowy. Należy w tym miejscu precyzyjnie wskazać, w szczególności w jaki sposób i kiedy dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży, określić termin jej realizacji, sposób płatności oraz koszt dostawy. Ponadto należy poinformować o prawie wypowiedzenia umowy i odstąpienia od niej oraz kosztach z tym związanych, a także o prawie do odstąpienia od umowy zawartej na odległość wraz ze wskazaniem terminu na odstąpienie oraz sposobem pokrycia kosztów zwrotu towaru.

• Tryb postępowania reklamacyjnego - kupujący powinien być poinformowany o możliwej drodze reklamacji, jak i ewentualnych nieprawidłowości związanych z działaniem strony internetowej. Istotna jest też informacja o formie składania reklamacji (sposób pisemny/elektroniczny), terminie, zakresie żądań oraz trybie jej rozpatrywania.

• Dodatkowe elementy regulaminu i jego zgodność z RODO - określone powyżej treści powinny być rozszerzone o treść obowiązków informacyjnych wynikających z rozporządzenia RODO (zgodnie z art. 13 RODO informuje się m.in. o danych administratora, celach i podstawach przetwarzania danych osobowych, okresie ich przechowywania, odbiorcach danych itd.).  Można te informacje umieścić w odrębnym dokumencie jakim jest polityka prywatności, a w samym regulaminie link odnoszący do niej. Dodatkowo właściciel strony ma obowiązek informować o zasadach wykorzystywania tzw. plików cookies, co może uczynić przez odrębny dokument - Politykę cookies, albo wymagane dane zawrzeć w treści regulaminu.

Należy również mieć na względzie, aby unikać nadmiernego wydłużania treści oraz zbyt specjalistycznego słownictwa, gdyż najbardziej efektywne są te postanowienia, które są proste, przejrzyste i łatwo je zrozumieć. Nie można też zapominać, że niektóre postanowienia nie mogą znaleźć się w regulaminie. Chodzi o klauzule niedozwolone, to jest takie które nie zostały indywidualnie uzgodnione z konsumentem, a kształtują jego prawa i obowiązki sprzecznie z dobrymi praktykami, rażąco naruszając jego interesy. Ogólnie rzecz ujmując można by wskazać zapisy ograniczające prawa konsumenta, a nadmiernie zwiększające uprawnienia sprzedawcy. Spis klauzul, które zostały już wcześniej uznane za niedozwolone, dostępny jest w specjalnym rejestrze Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.