Praca zdalna według nowych przepisów

Od 6 kwietnia 2023 weszły nowe przepisy Kodeksu pracy. Duże zmiany dotyczą pracy zdalnej. Ten sposób pracy po ogłoszeniu stanu epidemii stał się bardzo popularny i zarówno pracownicy, jak i pracodawcy z chęcią z niego korzystają. Poprzednia regulacja prawna niewiele o niej mówiła. Zmieniła to jednak nowelizacja.

Przed 6 kwietnia 2023 r. wielu pracodawców stosowało indywidualne porozumienia z pracownikami. Zgodnie z nowymi przepisami praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo (np. 2 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy, a 3 dni w miejscu zamieszkania pracownika) w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że zatrudniony w godzinach pracy musi znajdować się w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych, które uniemożliwiają wykonywanie pracy zdalnej pracownik jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej. Porozumienie pomiędzy stronami może znajdować się zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. W przypadku drugiej opcji, następuje to z inicjatywny pracodawcy lub na wniosek pracownika. Jeśli pracownik złoży wniosek, pracodawca jest obowiązany uwzględnić go w przypadku, gdy:

• pracownica jest w ciąży,
• pracownik wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia
• pracownik sprawujące opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

Pracodawca może nie uwzględnić wniosku w wyżej wymienionych przypadkach, jeśli jest to niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Praca zdalna może być również wykonywana na polecenie pracodawcy. Są to przypadki:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. powódź).

Wówczas polecenie to zostaje wydane z przyczyn, które nie są zależne od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą, a zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeśli natomiast u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Określa się wówczas m.in. grupę pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, zasady kontroli wykonywania pracy. Obowiązkami pracodawcy w trakcie pracy zdalnej pracownika są:

• zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienie instalacji, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycie innych kosztów niż koszty określone powyżej, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zapewnienie szkolenia i pomoc techniczną niezbędną do wykonywania tej pracy.

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Może być on zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nowe przepisy przewidują również pracę zdalną na żądanie. Każdemu pracownikowi okazjonalnie i na wniosek przysługuje praca zdalna, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Z taką inicjatywą może wyjść wyłącznie pracownik. Pracodawca ma możliwość jednak nie uwzględnić takiego wniosku.

Nowe przepisy z pewnością bardziej rozjaśniły kwestię pracy zdalnej. W poprzedniej regulacji niewiele było wiadomo o „telepracy”.