W przypadku tych podatników, którzy zdecydowali się na rozliczenie z fiskusem na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatkiem liniowym, pojawia się możliwość wrzucenia pewnych wydatków w koszty (tj. odliczenia od podstawy opodatkowania kosztów prowadzenia działalności). W niniejszym wpisie rozważymy jakie wydatki mogą stanowić koszt działalności gospodarczej.

Co można wliczać w koszty działalności gospodarczej?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Jest to zasada ogólna uznania danego wydatku za KUP. A zatem kosztem podatkowym będzie każdy koszt poniesiony w związku z przychodami, jakie podatnik osiągnął czy też planuje osiągnąć. Co więcej, ustawodawca dał również możliwość podatnikowi, aby ponosił koszty także wtedy, gdy nie osiąga przychodów, ale podejmuje on aktywności, które zachowają albo zabezpieczą źródło przychodu.

Typowymi przykładami kosztów, które mogą zostać wliczone do KUP to m.in. czynsz i opłaty za media, wyposażenie biura czy oprogramowanie komputerowe.

Natomiast co w sytuacji nietypowych KUP? Mowa tutaj chociażby o wydatkach na utrzymanie psa, odzież z logo, drogim zegarku dla adwokata, okularach korekcyjnych dla doradcy podatkowego czy imprezie integracyjnej dla pracowników? Tu już sytuacja nie jest jednoznaczna i wszystko zależne jest od uznania przez organ podatkowy, czy faktycznie dany wydatek bezpośrednio przekłada się uzyskanie przychodu w danej działalności. Jednocześnie wymaga podkreślenia, że to na podatniku spoczywa ciężaru dowodu wykazania, że dane wydatki zostały poniesione racjonalnie – co do zasadności i wysokości.

Sprawdź też – restrukturyzacja firm i spółek.

Interpretacja Dyrektora KIS a koszty firmowe

W przypadku poważnych wątpliwości co do danego wydatku – czy może on stanowić KUP – warto rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (Dyrektor KIS). Wówczas na podstawie przedstawionego stanu faktycznego czy zdarzenia przyszłego Dyrektor KIS dokona oceny, czy dany wydatek można uznać za KUP. Aktualnie wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej podlega opłacie w wysokości 40 zł, którą należy wpłacić w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. 

Co istotne, uzyskana prawidłowa interpretacja indywidualna w danej sprawie stanowi funkcję ochronną dla podatnika – potwierdza, że jego postępowanie jest prawidłowe, a organy podatkowe w toku kontroli podatkowej nie powinny podważać zasadności zaliczenia danego wydatku do KUP.

Czego nie można wrzucić w koszty firmy?

Przepis art. 23 ustawy o PIT określa wydatki, które nie mogą zostać zaliczone do KUP. Należą do nich m.in.

  • wydatki na ulepszenie środków trwałych, które powiększają wartość środków trwałych,
  • wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań,
  • podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn,
  • grzywny i kary pieniężne,
  • kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań,
  • koszty reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,
  • składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe.

Każdorazowo, gdy powstaną u Państwa wątpliwości, czy dany wydatek można wrzucić w koszty firmy, polecamy skontaktowanie się ze specjalistą, który może pomóc przeanalizować sytuację – radca prawny Toruń również udziela pomocy w tym zakresie, zapraszamy.