Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie określonej transakcji – co do zasady między przedsiębiorcami. Oczywiście istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawienia faktury na rzecz osoby fizycznej, jednakże niniejszy artykuł zostanie poświęcony wyłącznie fakturom wystawianym między przedsiębiorcami. W dzisiejszym wpisie odpowiemy na najczęstsze pytania związane z fakturami bez NIP.
Czy można wystawić fakturę bez NIPu?
Odpowiadając na powyższe pytanie, należy w pierwszej kolejności odnieść się do treści przepisu art. 106e ust. 1 ustawy VAT, który wskazuje na obligatoryjne elementy faktury. Zgodnie z ww. przepisem, jednym z tych elementów jest numer NIP. Zatem w przypadku transakcji pomiędzy przedsiębiorcami, nie można wystawić faktury bez NIP.
Aby nieco uspokoić osoby czytające ten wpis w związku ze wpadką w tym zakresie, należy powiedzieć, że uchybienie polegające na omyłkowym wystawieniu faktury bez NIP, w sytuacji, gdy wszelkie inne dane identyfikujące są prawidłowe i pozwalają jednoznacznie stwierdzić, że zakupu dokonał ten, a nie inny podmiot, nie będzie rodziło żadnych rażących konsekwencji dla wystawcy. Mimo to, w momencie, kiedy zauważy ten błąd, powinien niezwłocznie wystawić fakturę korygującą, uzupełnioną o brakujący element – chociażby po to, by uniknąć tłumaczenia się przed organami skarbowymi z przyczyn zaewidencjonowania takiego dokumentu.
Faktura bez NIP a koszty uzyskania przychodu
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów, które zawarte są w obszernym katalogu wyłączeń zawartym w ustawie o PIT oraz CIT. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zaksięgowanie kosztu jest możliwe na podstawie odpowiedniego udokumentowania poniesionego wydatku. W przypadku kiedy wystawca wystawi nam omyłkowo fakturę bez NIP, ale dokonany zakup pozostawał w związku prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą, to nawet jeżeli nie zamieścił na niej danych naszej firmy, a zamiast tego nasze dane prywatne, to brak podstaw ku temu, aby stwierdzić, iż taka faktura nie może zostać zaksięgowana jako koszt uzyskania przychodu. Kluczowe w tym zakresie jest, aby dane identyfikujące na dokumencie pozwalały jednoznacznie stwierdzić, że zakupu dokonał ten, a nie inny podmiot. Dotyczy to oczywiście osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – w ich przypadku identyfikacja podmiotu nie budzi żadnych wątpliwości. Z inną oceną mielibyśmy do czynienia, jeżeli faktura miała być wystawiona spółce z o.o., a została wystawiona na prywatne dane prezesa zarządu – w takiej sytuacji niedopuszczalne byłoby rozpoznanie kosztu.
Mimo tego, że w praktyce dopuszcza się księgowanie faktury bez NIP nabywcy, jeżeli pozostałe dane są poprawne to, w celu zachowania przejrzystości, w takiej sytuacji warto skorzystać z innego rozwiązania. W razie otrzymania z faktury z niekompletnymi danymi nabywca ma możliwość wystawienia noty korygującej – dokumentu księgowego, pozwalającego na skorygowanie danych otrzymanej faktury.
Brak NIP na fakturze a odliczenie VAT
W przypadku odliczenia VAT, w pierwszej kolejności – podobnie jak w przypadku rozpoznania kosztu – należy zwrócić uwagę na merytoryczne przesłanki uprawniające do tego. I tak, zgodnie z ustawą VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podmiotom będącym czynnymi podatnikami, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Powyższe wymogi ustawowe nie odnoszą się do kwestii formalnych dotyczących prawidłowo wystawionej faktury, niezawierającej żadnych błędów. Oczywiście kwestia ta nie pozostaje obojętna, jednakże pewne braki w tym zakresie nie mogą w sposób definitywny przekreślać prawa do odliczenia. Podkreślenia wymaga fakt, iż prawo do odliczenia podatku jest podstawową częścią mechanizmu VAT i ograniczanie go w związku z omyłkami na fakturze jest całkowicie bezzasadne – naczelna w tym zakresie jest zasada neutralności, która wynika ze specyfiki podatku konsumpcyjnego.
Zatem, o ile faktura odzwierciedla faktyczne zdarzenie gospodarcze, to daje prawo do odliczenia podatku. Jak stwierdził Dyrektor KIS w interpretacji z 18 lipca 2019 roku (nr 0112-KDIL1-1.4012.303.2019.1.AK): „Przepis art. 88 ustawy VAT enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, jednakże nie wymienia opisanej we wniosku nieprawidłowości (braku NIP nabywcy) jako przesłanki negatywnej powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze)”.
