W polskim porządku prawnym można wyróżnić dwie podstawowe kategorie spółek na gruncie Kodeksu spółek handlowych, a mianowicie: spółki osobowe oraz spółki kapitałowe. Do spółek osobowych zaliczamy spółkę: jawną, partnerską, komandytową oraz komandytowo-akcyjną. Do spółek kapitałowych należą: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna. Ponadto należy również wskazać, że na gruncie Kodeksu cywilnego można wyróżnić spółkę cywilną, która de facto jest umową. W przypadku podjęcia decyzji o formie prowadzenia działalności niemalże od razu pojawiają się liczne zapytania o to, w jaki sposób należy sporządzić umowę, aby móc w sposób sprawny i bezpieczny prowadzić działalność. W niniejszym artykule zostaną przybliżone poszczególne obowiązkowe elementy umów dla każdej z form, które powinny się pojawić, aby umowa spółki była kompletna.
Co musi zawierać umowa spółki?
Na to pytanie nie można odpowiedzieć w sposób jednoznaczny. W zależności od rodzaju spółki, ustawodawca w Kodeksie spółek handlowych ustanowił dla każdej z nich obowiązkowe elementy, jakie winny znaleźć się w umowie. Oczywiście – pewne elementy pojawiają się w przypadku każdej spółki osobowej, jak i kapitałowej. Do tych powtarzających się, obowiązkowych elementów w przypadku każdej z wyżej wymienionych form należą:
- firma i siedziba spółki;
- przedmiot działalności spółki;
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Ponadto w przypadku spółek osobowych, czyli spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej element obligatoryjne jest oznaczenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika czy też partnera i ich wartość.
Wyżej wskazany zakres jest kompletny dla spółki jawnej. Natomiast w przypadku pozostałych spółek, zostaną wskazane poniżej dodatkowe, obowiązkowe elementy, które powinny zostać ujęte w umowie czy też statucie danej spółki.
W przypadku umowy spółki partnerskiej do dodatkowych, obligatoryjnych elementów należą:
- określenie wolnego zawodu wykonywanego przez partnerów w ramach spółki;
- nazwiska i imiona partnerów, którzy ponoszą nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki, w przypadku, gdy jeden albo większa liczba partnerów godzą się na ponoszenie odpowiedzialności tak jak wspólnik spółki jawnej;
- w przypadku gdy spółkę reprezentują tylko niektórzy partnerzy, nazwiska i imiona tych partnerów.
W spółce komandytowej ustawodawca wskazał, że obowiązkowym zapisem jest:
- oznaczony kwotowo zakres odpowiedzialności każdego komandytariusza wobec wierzycieli (sumę komandytową).
Odnośnie do statutu spółki komandytowo-akcyjnej, do dodatkowych elementów należą:
- wysokość kapitału zakładowego, sposób jego zebrania, wartość nominalną akcji i ich liczbę ze wskazaniem, czy akcje są imienne, czy na okaziciela;
- liczbę akcji poszczególnych rodzajów i związane z nimi uprawnienia, jeżeli mają być wprowadzone akcje różnych rodzajów;
- nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) komplementariuszy oraz ich siedziby, adresy albo adresy do doręczeń, albo adresy do doręczeń elektronicznych;
- organizację walnego zgromadzenia i rady nadzorczej, jeżeli ustawa lub statut przewiduje ustanowienie rady nadzorczej.
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będą to odpowiednio:
- wysokość kapitału zakładowego;
- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników.
W spółce akcyjnej do koniecznych elementów statutu spółki akcyjnej należą:
- wysokość kapitału zakładowego oraz kwotę wpłaconą przed zarejestrowaniem na pokrycie kapitału zakładowego;
- wartość nominalną akcji i ich liczbę ze wskazaniem, czy akcje są imienne, czy na okaziciela;
- liczbę akcji poszczególnych rodzajów i związane z nimi uprawnienia, jeżeli mają być wprowadzone akcje różnych rodzajów;
- nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) założycieli;
- liczbę członków zarządu i rady nadzorczej albo co najmniej minimalną lub maksymalną liczbę członków tych organów oraz podmiot uprawniony do ustalenia składu zarządu lub rady nadzorczej;
- pismo do ogłoszeń, jeżeli spółka zamierza dokonywać ogłoszeń również poza Monitorem Sądowym i Gospodarczym.
- liczby i rodzajów tytułów uczestnictwa w zysku lub w podziale majątku spółki oraz związanych z nimi praw;
- wszelkich związanych z akcjami obowiązków świadczenia na rzecz spółki, poza obowiązkiem wpłacenia należności za akcje;
- warunków i sposobu umorzenia akcji;
- ograniczeń zbywalności akcji;
- uprawnień osobistych przyznanych akcjonariuszom, o których mowa w art. 354;
- co najmniej przybliżonej wielkości wszystkich kosztów poniesionych lub obciążających spółkę w związku z jej utworzeniem.
W przypadku prostej spółki akcyjnej wymagane jest w statucie spółki wskazanie:
- liczby, serii i numerów akcji, związane z nimi uprzywilejowanie, akcjonariuszy obejmujących poszczególne akcje oraz cenę emisyjną akcji;
- jeżeli akcjonariusze wnoszą wkłady niepieniężne – przedmiot tych wkładów, serie i numery akcji obejmowanych za wkłady niepieniężne oraz akcjonariuszy, którzy obejmują te akcje;
- jeżeli przedmiotem wkładu niepieniężnego jest świadczenie pracy lub usług – także rodzaj i czas świadczenia pracy lub usług;
- organy spółki;
- liczbę członków zarządu i rady nadzorczej, jeżeli została ustanowiona, albo co najmniej minimalną i maksymalną liczbę członków tych organów.
Skąd wziąć umowę spółki?
W przypadku wybranych form spółek ustawodawca wymaga, aby umowa spółki została sporządzona w formie aktu notarialnego. Wymóg ten musi być spełniony w przypadku spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej. Odnośnie do pozostałych form uregulowanych na gruncie Kodeksu spółek handlowych, czyli spółki jawnej oraz partnerskiej – wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności. Natomiast w przypadku umowy spółki cywilnej, ustawodawca w art. 860 § 2 Kodeksu cywilnego zawarł uregulowanie, że umowa powinna być stwierdzona pismem pod rygorem ad probationem, co oznacza formę ustanowioną dla celów dowodowych. Tym samym w przypadku niezachowania tego rygoru może spowodować utrudnienia w prowadzeniu dowodu na fakt dokonania czynności, której forma dotyczy.
Zawarcie umowy spółki online – czyli słów kilka o systemie S24
Istnieje również możliwość zawarcia umowy spółki online, w tzw. systemie teleinformatycznym S24, który pozwala wspólnikom na zawiązanie i rejestrację w KRS spółki przy wykorzystaniu gotowego wzorca umowy. Obecnie w systemie S24 można założyć następujące spółki:
- jawną;
- komandytową;
- z ograniczoną odpowiedzialnością oraz
- prostą spółkę akcyjną.
Jak wskazuje sama nazwa systemu, wniosek o rejestrację spółki powinien zostać rozpoznany w ciągu 24 godzin od daty jego wpływu. Niestety praktyka pokazuje, że najczęściej zajmuje to od kilku do kilkunastu dni. Niemniej wskazuje się, że rejestracja spółki przez ten system jest sprawniejsza aniżeli w sposób tradycyjny. Należy podkreślić, że system S24 jest odpowiednim rozwiązaniem dla spółek o prostych zasadach działania. Formularz w systemie S24 nie daje możliwości dostosowania treści umowy do indywidualnych potrzeb wspólników.
