KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Od 1 stycznia 2022 r. możliwe jest korzystanie z tego rozwiązania – na razie system jest całkowicie dobrowolny. Zgodnie z najnowszymi założeniami, ustalonymi po konferencji uzgodnieniowej projektu ustawy, która odbyła się 16 lutego 2023 r., termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lipca 2024 r. Termin ten dotyczy czynnych podatników VAT. Osoby zwolnione podmiotowo lub przedmiotowo z VAT, obowiązkowym KSeF zostaną objęte od 1 stycznia 2025 r.
Główne założenia KSeF
Wprowadzenie niniejszego rozwiązania następuje w związku z trendem elektronizacji życia społecznego, w szczególności funkcjonowania działalności gospodarczej w relacji z państwem. Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych, KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym wzorem takiej faktury. Dodatkowo system służy do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Korzyści z przystąpienia do KSeF
Tak jak zostało wskazane powyżej, aktualnie system ten jest dobrowolny. Aby zachęcić do korzystania z niego, ministerstwo finansów zaproponowało szereg korzyści wynikających z wcześniejszego przystąpienia, takich jak:
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – odpowiedzialny za to jest KSeF;
- zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
- możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.
Ponadto wskazuje się na wiele innych korzyści płynących z korzystania z e-fakturowania. Można wskazać, że jednolity format faktury elektronicznej (taki sam dla wszystkich) daje pewnego rodzaju bezpieczeństwo interpretacyjne. Dodatkowo nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym – usprawni to np. wymianę korekt.
Zmiany w zakresie wiążących informacji
Projekt o obligatoryjnym KSeF przewiduje również nowe rozwiązania w zakresie wydawania: wiążącej informacji stawkowej, wiążącej informacji o pochodzeniu, wiążącej informacji taryfowej oraz wiążącej informacji akcyzowej. Zmiany przewidują dostosowanie systemu
e-Urząd Skarbowy i PUESC do obsługi wszystkich wiążących informacji wyłącznie w postaci elektronicznej. Zmiany w tym zakresie mają wejść w życie od 1 stycznia 2024 r.
