Zapewne jednym z ulubionych pytań księgowych, jest słyszane od klienta zapytanie – „czy mogę wrzucić to w koszty?”. Inni natomiast nawet nie pytają, po prostu dostarczają fakturę kosztową, dokumentującą często niezwykle „nietypowy” wydatek. Czasem jest to zaopatrzenie na grilla, czasem buty dla syna, a czasami może to być niezwykle elegancki zegarek. Jak to jest z tego typu kosztami? Czy mogą stanowić koszt podatkowy? Sprawdźmy jak na tego typu kwestie patrzy skarbówka.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Definicję wskazanego zagadnienia określa przepis art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Definicja, na pierwszy rzut oka, wydaje się jasna i przejrzysta – wszystkie poniesione koszty, związane z przychodem z działalności gospodarczej, będą kosztem podatkowym.
Pierwszy problem w takiej interpretacji pojawia się na samym końcu jego treści – chodzi o frazę: „z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”. Ustawodawca bardzo postarał się w tym zakresie i przygotował nam ustawowy katalog wyłączeń, obejmujący taką ilość podpunktów, że gdyby je tu teraz wypisać, to nikt by tego nie przeczytał – zaciekawionych odsyłamy do lektury art. 23 ustawy o PIT. Przykładowo tylko wskażemy, że kosztem uzyskania przychodu nie może być np.: wydatek na reprezentację firmy, grzywna, kara umowna, czy część kapitałowa kredytu.
Drugi problem w interpretacji omawianego przepisu pojawia się w momencie, gdy ktoś zapyta – jakie konkretnie wydatki mogą zostać poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów, albo zabezpieczenia ich źródła? No właśnie… tutaj dopiero zaczyna się cała zabawa. Przyjrzyjmy się jakie wydatki dopuszcza praktyka organów skarbowych, a co nie może zostać zaklasyfikowane jako koszt uzyskania przychodu.
Nietypowe koszty w firmie – czy mogę wrzucić w koszty luksusowy zegarek?
Odpowiednią klasyfikację kosztów uzyskania przychodu, należy zawsze oceniać w danym kontekście, przez pryzmat rodzaju działalności podatnika oraz tego, w jakim celu dany wydatek faktycznie mógłby zostać poniesiony. Wydaje się, że przedsiębiorca prowadzący działalność w branży budowlanej, nie mógłby zaklasyfikować tego typu wydatku jako kosztu – ciężko by było jakkolwiek powiązać taki zegarek z rodzajem jego działalności. Jednakże, jak pokazuje praktyka organów, adwokat, u którego podstawą dla rozliczeń z klientami jest zestawienie godzin, może zaliczyć luksusowy zegarek z chronografem do kosztów uzyskania przychodu. Tak stwierdził Dyrektor KIS w interpretacji z 8 czerwca 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD). Najwyraźniej adwokat na spotkaniach z klientami musi wyglądać dostatecznie dobrze, przez co zwykły, tańszy zegarek nie spełniałby swojej funkcji – jak widać przekonał organ skarbowy.
A okulary czyli zaliczają się jako nietypowe koszty w firmie?
Okulary rzeczywiście mogą być kosztem uzyskania przychodu, ale tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy przedsiębiorca kupuje je dla pracownika. W sytuacji, gdy podatnik zakupi okulary dla siebie – urzędy klasyfikują to jako wydatek osobisty. Wydaje się to nieco absurdalne w porównaniu z kazusem o zegarku adwokata, ale widocznie, zdaniem skarbówki, przedsiębiorcy nie potrzebują wyraźnego obrazu do generowania przychodów. Zapewne mogą to robić nawet z zamkniętymi oczami.
Alkohol na fakturę
Wydaje się, że nawet brzmi to niedorzecznie, jednakże są sytuacje, w których faktycznie taki wydatek możemy zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu. Co prawda zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Mimo to sprytne osoby zauważą, że jeżeli zakup alkoholu w danych okolicznościach nie będzie kosztem reprezentacji, a jednocześnie będzie wypełniał definicję kosztu podatkowego, to obniży nam przychód. Minister Finansów w interpretacji ogólnej z dnia 25 listopada 2013 r. (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521) wskazał, że wydatki na zakup napoi alkoholowych, w zależności od okoliczności ich poniesienia, mogą zostać włączone do kosztów uzyskania przychodów. Jakie mogą to być okoliczności? Taką możliwość należy odnieść np. do firm, które zajmują się organizacją imprez, na których podawany jest alkohol. W takiej sytuacji zakup alkoholu jest kosztem, ponieważ przekłada się w sposób bezpośredni na uzyskanie przychodu. Zakup alkoholu nie jest dokonywany wówczas w celu stworzenia, wykreowania wizerunku firmy, a służy wyłącznie wykonywaniu usług wchodzących w zakres prowadzonej działalności.
Czy mogę nakarmić psa firmową karmą?
Tak, ale tylko i wyłącznie wtedy, kiedy pies jest firmowy. Psa można kupić w celu pilnowania podwórka, jako zabezpieczenie źródła przychodów, ale i również w innych celach, np. w celu poprawy atmosfery w biurze. Powodów może być wiele i każdy jest dobry. W przypadku kiedy mamy już firmowego psa, wydatki na jego karmę możemy śmiało wrzucać w koszty.
Jak sprawdzić czy określony wydatek może być kosztem uzyskania przychodu?
Jak wynika z niniejszego wpisu, w wielu przypadkach sama definicja ustawowa może okazać się niewystarczająca. W związku z tym, aby dowiedzieć się jak organy patrzą na nasz wydatek, można zwrócić się o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej – kosztuje to tylko 40 zł, a może zapewnić nam spokojny sen.
