Doręczanie korespondencji osobom fizycznym w swoim założeniu jest bardzo proste. Jeżeli dana osoba odbierze przesyłkę mamy do czynienia z doręczeniem. W jaki sposób jednak doręczenie następuje w przypadku osób prawnych? Nie istnieją one w sposób fizyczny i materialny, więc oczywiste jest, że odebrać za nie korespondencję musi osoba do tego uprawniona. Co jednak dzieje się, gdy takowej osoby nie ma? W niniejszym wpisie przybliżamy zagadnienie doręczeń w przypadku spółki z o.o. Zapraszamy do dalszej lektury!
Kto jest uprawniony do odbioru korespondencji w spółce?
Spółka z o.o. jako osoba prawna działa za pomocą swoich organów, umocowanych do reprezentowania i prowadzenia jej spraw. W przypadku spółki z o.o. wspomniane wcześniej kompetencje posiada zarząd. To on ma najszersze uprawnienia w tym zakresie i naturalnie to jego członkowie są pierwszymi osobami, które przyjmują i składają w imieniu spółki oświadczenia woli. Tak więc i w przypadku doręczeń to członkowie zarządu będą odgrywać pierwsze skrzypce, gdyż doręczenie jest skuteczne wtedy, gdy zostanie dokonane na rzecz osoby umocowanej do odbioru korespondencji lub prokurentowi.
Brak zarządu a odbiór korespondencji w spółce
Co jednak w sytuacji, gdy dana spółka nie ma osoby uprawnionej do odbioru korespondencji? Na kanwie takiej sprawy zapadł wyrok WSA w Olsztynie z dnia 18 grudnia 2024 r. (sygn. akt I SA/Ol 333/24). Z uzasadnienia wyroku możemy dowiedzieć się, że: „od osoby prawnej, która nie ma organów, nie można uzyskać skutecznego pokwitowania doręczenia pisma”. Nie jest to jednak novum. Ustawodawca przewidział sytuacje, w których brak będzie osób umocowanych do odbioru korespondencji. Przykładem tego może być chociażby regulacja zawarta w przepisie art. 138 § 3 Ordynacji podatkowej. W myśl wspomnianego przepisu, jeżeli osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej nie może prowadzić swoich spraw wskutek braku powołanych do tego organów, organ podatkowy składa do sądu wniosek o ustanowienie kuratora. W niniejszej sprawie naczelnik urzędu skarbowego takiego wniosku nie złożył. Jednocześnie w dacie wydania i doręczenia decyzji – skarżąca spółka nie posiadała zarządu, który mógłby ją reprezentować w stosunkach zewnętrznych, co wynikało wprost z Krajowego Rejestru Sądowego. Dowiedz się również, kto reprezentuje spółkę w likwidacji.
Obowiązek wystąpienia o ustanowienie kuratora
Zaskarżony organ w wyżej przytoczonej sprawie nie dość, że o ustanowienie kuratora nie wystąpił, to zastosował fikcję doręczeń z art. 150 § 4 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którą po dwukrotnym awizowaniu przesyłkę uznaje się za doręczoną i generuje ona skutki takie same, jak ta doręczona. Sąd uznał takie postępowanie za niedopuszczalne i podkreślił, że nie ma możliwości zastosować takiej fikcji doręczenia, jeżeli spółka nie miała realnej możliwości odebrania takiej korespondencji.
Niewątpliwie prawidłowe doręczanie pism ma istotne znaczenie dla ochrony interesów stron. Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w podobnej sprawie – serdecznie zapraszamy do kontaktu z radcą prawnym Toruń!
