Niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, w których wymagane jest, aby członek zarządu nie tylko zarządzał spółką, ale również dokonywał czynności prawnych, w których drugą stroną jest spółka. Powszechną praktyką jest wynajmowanie spółce np. środków transportu lub lokalu pod siedzibę. Wydaje się to być jak najbardziej naturalne, jednak należy pamiętać, że w takich przypadkach ustawodawca przewidział pewne szczególne obostrzenia, których niedotrzymanie może skutkować poważnymi konsekwencjami.
Zasady reprezentacji
W przypadku zawierania umów między spółką a członkiem jej zarządu, spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza. Lwia część spółek z ograniczoną odpowiedzialnością nie posiada jednak takiego organu, gdyż nie jest on obligatoryjny. Koniecznym jest powołać radę nadzorczą w spółce z o.o. wówczas, gdy jej kapitał zakładowy przekracza 500 tys. złotych lub jeżeli w skład wspólników danej spółki wchodzi więcej niż 25 osób. Nietrudno domyślić się, że w znacznej większości w Polsce funkcjonują spółki, które nie spełniają tych kryteriów.
W takich sytuacjach, zgromadzenie wspólników winno w formie uchwały udzielić pełnomocnictwa innej osobie, która będzie reprezentować spółkę w przypadku zawierania umowy z członkiem jej zarządu. Problem ten jednak nie kończy się w tym miejscu, gdyż spółka z o.o. może mieć nawet jednego wspólnika. Wówczas nie powołuje się pełnomocnika, lecz czynności między spółką a jej jedynym wspólnikiem, będącym jednocześnie członkiem jej zarządu dokonuje się w formie aktu notarialnego.
Zwracamy uwagę, że pełnomocnictwo należy udzielić w takiej formie, w jakiej ma być dokonana czynność. Dotyczy to również pełnomocnika z art. 210 k.s.h. Zatem jeżeli wspólnicy podejmują uchwałę w zakresie umocowania osoby trzeciej do zawarcia umowy w formie aktu notarialnego, uchwała ta również musi zostać w takiej formie zaprotokołowana.
Przeczytaj również na temat brak zarządu spółki a doręczenia.
Kto może być pełnomocnikiem?
Jest to pytanie, które nurtowało praktyków od dłuższego czasu. Czy pełnomocnikiem takim może być wspólnik lub osoba trzecia? Tutaj kwestia wydaje się oczywista. Co jednak w sytuacji, gdy tym pełnomocnikiem miałby być inny członek zarządu lub prokurent spółki? W tym wypadku sprawa wydawała się znacznie bardziej skomplikowana. Przez dłuższy czas sądy stały na stanowisku, że inni członkowie zarządu lub prokurenci spółki nie mogą być powołani na pełnomocników do zawarcia w imieniu spółki umowy z członkiem zarządu. Sytuacja ta jednak zmieniła się, gdy Sąd Najwyższy stwierdził, że pełnomocnikiem takim jednak może być inny członek zarządu oraz prokurent. Należy jednak wciąż zachować ostrożność, gdyż w teorii inne sądy nie są zobligowane do orzekania tożsamo do Sądu Najwyższego. Dlatego z ostrożności zaleca się powoływanie kogoś spoza grona osób funkcyjnych dla danej spółki.
Konsekwencje braku pełnomocnika
Wydawać by się mogło, że jest to sprawa błaha, na którą nie warto zwracać tak szczególnej uwagi. Warto jednak zdawać sobie sprawę, co przyświecało ustawodawcy, wprowadzając ten zakaz. Celem tego przepisu była przede wszystkich ochrona interesu spółki przed sytuacjami, w których jedna osoba występowałaby zarówno w imieniu spółki, jak i w imieniu własnym. Stąd też czynności podjęte z naruszeniem tego przepisu są z gruntu nieważne i nie da się ich później uzdrowić np. zgodą zarządu po fakcie. Z tego też tytułu, aby uniknąć przykrych niespodzianek, warto mieć na uwadze tę kwestię.
Jeżeli rozważają Państwo założenie spółki bądź już podjęli Państwo taką decyzję, ale formalności zdają się nie mieć końca – zapraszamy do kontaktu z radcą prawnym Toruń, który specjalizuje się również w zakładaniu spółek.
