Czym jest ekwiwalent za urlop?

Już w samej Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej jest mowa na temat prawa do urlopu. Każdemu pracownikowi przysługuje nieprzerwany, płatny, coroczny urlop wypoczynkowy. Pracownik nie ma prawa się go zrzec. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Powstaje on niezależnie od przyczyny rozwiązania umowy.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

U każdego z pracowników kwota ekwiwalentu za urlop będzie się różnić, gdyż uzależniona jest ona od wysokości wynagrodzenia oraz wymiaru czasu pracy. Aby otrzymać ekwiwalent za urlop, należy w pierwszej kolejności posiadać niewykorzystany urlop, dodatkowo musi dojść do rozwiązania umowy o pracę. 

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy: „Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy”. Współczynnik urlopowy w 2023 roku wynosi 20,83. Należy miesięczne wynagrodzenie podzielić przez współczynnik ekwiwalentu. Wówczas otrzymujemy ekwiwalent za jeden dzień urlopu. Mnożymy to następnie przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu.

Przykład:

Pani Kasia otrzymuje wynagrodzenie stałe w kwocie 4000,00 zł brutto. Dnia 30.06.2023 r. została rozwiązana jej umowa o pracę z BULTEX Jan Kowalski. Pani Kasi przysługuje ekwiwalent za 4 dni urlopu. Jej dobowa norma czasu pracy wynosi 8 h.

Podstawa obliczenia ekwiwalentu: 4000,00 zł

4000: 20,83 (współczynnik)= 192,03 zł

192,03 zł : 8 h= 24,00 zł/h

4 dni * 8 h= 32 h

24,00 zł/h*32 h= 768,00 zł> kwota ekwiwalentu za urlop

Ekwiwalent za urlop po długotrwałej chorobie

Sprawa jednak komplikuje się w momencie, gdy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. Jak wówczas obliczyć ekwiwalent za urlop? Czy jako podstawę obliczenia ekwiwalentu uznajemy wynagrodzenie sprzed choroby czy za ostatnie 3 miesiące, kiedy pracownik chorował?

Należy wówczas zastosować § 11 Rozporządzenia Ministra Pracy i Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W myśl tego przepisu, jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc lub miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie określone w § 8 (zmienne), przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. W §7 tego rozporządzenia wskazano, iż składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Co, jeśli pracownik przed chorobą otrzymywał zmienne składniki wynagrodzenia? Jak obliczyć wówczas ekwiwalent?

Jest to bardziej skomplikowana sytuacja. Bowiem nie tylko pracownik przebywał na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, ale również oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymywał składniki zmienne, takie jak premie, dodatki. Uregulowane zostało to w § 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i  Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wskazuje on, iż składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7 (czyli składników stałych), uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadkach znacznego wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Oznacza to, iż w przypadku długotrwałej choroby pracownika należy uwzględnić dodatki oraz premie, które zostały wypłacone pracownikowi trzy miesiące przed jego chorobą, a w niektórych przypadkach nawet i 12 miesięcy. To ważne, aby uwzględniać składniki wypłacone, a nie te, do których pracownik nabył prawo.

Przykład wyliczenia podstawy ekwiwalentu za urlop

Dnia 31 lipca 2023 r. została rozwiązania umowa o pracę z panem Kamilem. Miał on 5 dni niewykorzystanego urlopu. Otrzymywał wynagrodzenia w kwocie 5000,00 zł. Chorował on nieprzerwanie od 1 maja 2023 r. do 31 lipca 2023 r. Pan Kamil otrzymywał również dodatek za godziny nocne w wysokościach: kwiecień 2023 r.- 100,00 zł, marzec 2023 r.- 150,00 zł, luty 2023 r.- 200,00 zł. Dodatki za godziny nocne przysługiwały Pan Kamilowi w miesiącach, w których zostały wypłacone.

Wynagrodzenie: 5000,00 zł

Średnia wysokość dodatku za godziny nocne: 100 zł + 150 zł + 200 zł= 450 zł : 3 miesiące= 150,00 zł

Podstawa ekwiwalentu: 5000,00 zł +150,00 zł= 5150,00 zł

5150,00 zł : 20,83= 247,24 zł

247,42 zł : 8 h= 30,90 zł/h

5 dni * 8 godzin= 40 godzin (niewykorzystany urlop)

30,90 zł * 40 godzin= 1236,00 zł -> kwota ekwiwalentu za urlop

Podsumowując, sposób obliczania ekwiwalentu po długotrwałej chorobie jest identyczny, jak przy zwykłym wypłacaniu ekwiwalentu za urlop. Jednak, co ważne należy pamiętać, do jakiego okresu się cofnąć przy obliczaniu zmiennych składników wynagrodzenia.