Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego polega na rozpatrzeniu wyniku finansowego jednostki, zweryfikowaniu wartości jej aktywów i pasywów oraz kapitałów własnych. Zatwierdzając sprawozdanie finansowe właściciele spółki, działając za pośrednictwem organu zatwierdzającego – zgromadzenia wspólników – potwierdzają rzetelność przygotowanego przez zarząd sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Zatwierdzeniu podlegają tylko roczne sprawozdania finansowe, tj. sprawozdania finansowe sporządzane na koniec roku obrotowego. Jak wygląda krok po kroku proces zatwierdzenia sprawozdania finansowego w spółce z o.o.? Całość można zobrazować w czterech krokach:
Krok 1. Czynności podejmowane przed zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego.
Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno poprzedzić:
- sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego – nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego;
- poddanie sprawozdania finansowego badaniu audytora (w spółkach, w których badanie sprawozdań finansowych jest obowiązkowe);
- udostępnienie wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności oraz sprawozdania z badania biegłego rewidenta (jeżeli badanie było obowiązkowe) – najpóźniej na 15 dni przed planowanym terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
WYJĄTEK!
W związku z przepisami covidowymi, w spółkach, w których rok obrotowy zakończony został po 29.09.2021 r., nie później niż 30.04.2022 r., termin sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego został przedłużony o trzy miesiące.
Krok 2. Zebranie zgromadzenia wspólników.
Tak jak zostało wskazane powyżej – w przypadku spółki z o.o., jest to organ uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego podmiotu. Zgromadzenie wspólników powinno zatwierdzić sprawozdanie finansowe w ciągu sześciu miesięcy od końca roku obrotowego.
WYJĄTEK!
W związku z przepisami covidowymi, spółki, w których rok obrotowy zakończony został po 29.09.2021 r., nie później niż 30.04.2022 r., zobowiązane są do zatwierdzenia swoich rocznych sprawozdań finansowych w ciągu dziewięciu miesięcy od dnia bilansowego.
Krok 3. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego.
Procedura i forma zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego zależą ściśle od formy prawnej jednostki. W spółce z o.o. właściwą formą zatwierdzenia sprawozdania finansowego jest uchwała zgromadzenia wspólników. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, może być ona podjęta bez względu na wysokość kapitału zakładowego reprezentowanego na zgromadzeniu, pod warunkiem, że zgromadzenie to zostało prawidłowo zwołane. Organ zatwierdzający może odmówić zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli kwestionuje jego rzetelność lub zgodność z wiążącymi spółkę przepisami prawa. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego oznacza, że zgromadzenie wspólników zaakceptowało zawarte w nim informacje i uznało je za wiarygodne. Równocześnie jest to akceptacja działań podejmowanych przez zarząd spółki. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie, wówczas spółka ma obowiązek złożyć je w rejestrze sądowym dwukrotnie:
– w ciągu 15 dni po tym terminie,
– w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu.
Skutkiem niezatwierdzenia sprawozdania finansowego jest brak możliwości podziału zysku netto i pokrycia straty netto. Ponadto pozbawia wspólników prawa do roszczenia o wypłatę dywidendy.
Krok 4. Przechowywanie zatwierdzonego sprawozdania finansowego.
Ostatnią, niemniej ważną kwestią jest konieczność przechowywania zatwierdzonego rocznego sprawozdania finansowego spółki, przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku obrotowego, w którym zatwierdzono to sprawozdanie.
Należy je przechowywać w postaci oryginalnej i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
