W związku z nowelizacją ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która zaczęła obowiązywać od dnia 31.07.2021 r. (w skrócie: AML) rozszerzony został krąg instytucji objętych wymogami z zakresu identyfikowania, monitorowania i zgłaszania podejrzeń o pranie pieniędzy. Nowymi, zobowiązanymi podmiotami są przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanym. Zatem w głównej mierze nowelizacja ta obejmuje biura rachunkowe, które będą musiały stosować wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego i rozpoznawać ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.
Zacznijmy może o wyjaśnienia co w ogóle oznacza używany skrót AML odnoszący się do omawianych zmian. Tłumacząc jest to: „Anti Money Laundering”, czyli w przełożeniu na język polski – przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Celem wprowadzonej zmiany jest dostosowanie regulacji polskich do przepisów europejskiej dyrektywy AML i w konsekwencji zwiększenie efektywności systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu poprzez wprowadzenie obowiązkowych procedur dla określonych działalności gospodarczych w naszym kraju. Przepisy te nakładają nowe obowiązki oraz rozszerzają katalog podmiotów zobowiązanych do ich stosowania w imię walki z legalizacją pieniędzy pochodzących z przestępstw.
Skupmy się jednak konkretnie na biurach rachunkowych, które niezależnie od formy prowadzenia działalności, a także niezależnie od rozmiaru i liczby pracowników, są zobligowane jako instytucje obowiązane do realizacji obowiązków wynikających z ustawy AML. Obecnie, podmioty te bedą traktowane na równi z innymi dużymi instytucjami finansowymi takimi jak banki, ubezpieczyciele czy inne firmy inwestycyjne, co chyba nie jest słusznym rozwiązaniem, ze względu na oczywiste różnice specyfiki i struktury działalności. Wszystkie podmioty zobowiązane wedle ustawy, bez żadnych wyjątków muszą posiadać oraz realizować wewnętrzne procedury, określające zasady postępowania oraz wykonania obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Objęcie tym obowiązkiem wszystkich, nawet jednoosobowych biur rachunkowych czy firm księgowych, zdaje się być brakiem zachowania zasad proporcjonalności. Jako przykład można by chociaż wskazać procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń, w odniesieniu do jednoosobowych podmiotów, które miały by „donosić” same na siebie, co jest oczywiście pozbawione sensu. Niestety póki co przepisy te obowiązują w takiej wersji i trzeba się do nich stosować.
Z założenia wprowadzona regulacja ma zapobiegać występowaniu sytuacji, w których podmiot dokonuje transakcji ze stroną, co do której może zachodzić podejrzenie, iż przepływy pieniężne mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. Ponadto istotą i celem jest stworzenie systemu powiadamiania właściwych organów o zaistnieniu sytuacji, w której doszłoby do nieprawidłowości przy realizowaniu transakcji. Wdrożenie AML to szereg czynności jakie należy wykonać – do podstawowych możemy jednak zaliczyć:
- wdrożenia wewnętrznej procedury AML,
- wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za funkcjonowanie procedury w danym podmiocie,
- wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń.
Obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wynika wprost z art. 50 wskazywanej ustawy i jest jednym z kluczowych wymogów, którego niedopełnienie stanowi delikt administracyjny zagrożony karą pieniężna. Ustawa wskazuje, że wewnętrzna procedura AML w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ma charakter regulacji indywidualnej, co oznacza, iż powinna być dostosowana do charakteru, rozmiaru, specyfiki działalności, określając zagrożenia związane z procederem prania pieniędzy i ograniczając ryzyko wystąpienia nadużyć w tym zakresie. Pomimo indywidualnego charakteru musi jednak regulować określone art. 50 ust. 2 ustawy AML sprawy takie jak:
- czynności i działania w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem;
- zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w danym podmiocie
- określenie środków stosowanych w celu zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
- określenie zasad: stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, przechowywania dokumentów oraz informacji, współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej, szkolenia pracowników instytucji obowiązanej, zgłaszania przez pracowników naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.
Niniejszy dokument powinien mieć formę pisemną lub zostać zapisany na nośniku elektronicznym wraz z potwierdzeniem daty jego wprowadzenia. Istotnym jest, iż biura rachunkowe jako podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych posiadają najczęściej dostęp do dokumentacji rachunkowej podmiotów potencjalnie narażonych na ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Z tego właśnie względu, na wypadek stwierdzenia określonych ryzyk biuro rachunkowe jako podmiot obowiązany, powinien zastosować wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego, polegające na m.in. bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem, czy identyfikacji beneficjenta rzeczywistego.