Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych z dnia 28 lipca 2005 r. reguluje zasady i tryb pobierania kosztów sądowych w sprawach cywilnych oraz zasady dotyczące ich zwrotu.
Zgodnie z treścią art. 2 ust. 1 u.k.s.c. koszty sądowe stanowią zarówno opłaty, jak i wydatki. Wydatki są kosztami czynności procesowych, które w przypadkach przewidzianych w przepisach są pokrywane przez sąd ze środków budżetu państwa albo z zaliczek wpłaconych przez strony postępowania sądowego. Wydatkami są w szczególności: koszty podróży strony zwolnionej od kosztów sądowych związane z nakazanym przez sąd jej osobistym stawiennictwem, zwrot kosztów podróży i noclegu oraz utraconych zarobków lub dochodów świadków oraz wynagrodzenie i zwrot kosztów poniesionych przez biegłych, tłumaczy oraz kuratorów ustanowionych dla strony w danej sprawie.
Jeżeli sąd z urzędu postanawia wezwać do osobistego stawiennictwa stronę zwolnioną od kosztów sądowych albo na skutek uwzględnienia wniosku takiej strony, służy jej prawo żądania zwrotu kosztów podróży tak jak świadkowi na zasadach ogólnych. W pozostałych przypadkach strona tymczasowo sama pokrywa koszty swojego dojazdu na rozprawę, które potem podlegają uwzględnieniu i rozliczeniu wedle reguł przewidzianych w art. 98 § 2 i 3 k.p.c. (zob. postanowienie Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 10 stycznia 2013 r., III AUa 550/12, LEX nr 1283256.)
Zwrot kosztów stawiennictwa świadka
Z art. 85 pkt 1 u.k.s.c. wynika, że świadkowi przysługuje zwrot kosztów podróży –z miejsca jego zamieszkania do miejsca wykonywania czynności sądowej na wezwanie sądu – w wysokości rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem transportu. Górna granica tej należności jest zależna od wysokości kosztów przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Według tych samych zasad świadkowi przysługuje zwrot kosztów noclegu oraz utrzymania w miejscu wykonywania czynności sądowej. Zgodnie z art. 86 u.k.s.c. świadkowi przysługuje zwrot zarobku lub dochodu utraconego z powodu stawiennictwa na wezwanie sądu. Wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód za każdy dzień udziału w czynnościach sądowych przyznaje się świadkowi w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu. W przypadku świadka pozostającego w stosunku pracy przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Jak długo czeka się na zwrot kosztów z sądu?
Zgodnie z art. 92 u.k.s.c. wynagrodzenie oraz zwrot kosztów podróży, wydatków, utraconego zarobku lub dochodu przyznaje się na wniosek świadka, osoby towarzyszącej świadkowi (jeżeli świadek nie mógł stawić się na wezwanie sądu bez opieki tej osoby), biegłego lub tłumacza, a także strony lub osoby trzeciej uprawnionej do otrzymania należności.
Wniosek ten składa się ustnie do protokołu lub na piśmie, w terminie 3 dni od dnia zakończenia czynności z udziałem osoby uprawnionej do tych należności.
Należności wynikające ze zwrotu kosztów podróży, wydatków, utraconego zarobku lub dochodu uznaje i przyznaje sąd albo referendarz sądowy. W rozumieniu art. 93 ust. 2 u.k.s.c. przyznaną należność należy wypłacić niezwłocznie. W przypadku niemożności niezwłocznej wypłaty należność przekazuje się przekazem pocztowym lub przelewem bankowym bez obciążania osoby, której ją przyznano, opłatą pocztową lub kosztami przelewu
Przyznaną należność należy wypłacić niezwłocznie, tj. bez zbędnej zwłoki. Najczęściej po wydaniu przez sąd postanowienia o przyznaniu, np. świadkowi kosztów przejazdu istnieje możliwość ich pobrania przez świadka w kasie sądu. W braku takiej możliwości należność przekazuje się przekazem pocztowym lub przelewem bankowym. Wydatki związane z przekazem pocztowym lub z przelewem bankowym nie obciążają świadka, biegłego lub tłumacza. Pokrywa się je z zaliczki wniesionej przez stronę lub z funduszy Skarbu Państwa.
Przewodniczący może także przyznać świadkowi zaliczkę na koszty podróży i na utrzymanie w miejscu przesłuchania.
Co trzeba wykazać, złożyć
Wysokość poniesionych kosztów świadek powinien należycie wykazać. W przypadku gdy świadek korzystał ze środków komunikacji publicznej, konieczne jest przedłożenie dokumentów, np. biletów potwierdzających poniesienie wydatków związanych z podróżą. Jeśli świadek podróżował własnym środkiem transportu, należy wskazać numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika oraz ilość przejechanych kilometrów w obie strony. Gdy jednym samochodem przybyło kilku świadków, zwrot kosztów przysługuje tylko jednej osobie.
Jeśli chodzi o zwrot należności za utracony zarobek, do wniosku warto dołączyć informacje o zarobkach wnioskodawcy, zaświadczenie pracodawcy oraz wysokość utraconej kwoty.
W przypadku zwrotu należności za nocleg oraz utrzymanie w miejscu wykonywanej czynności sądowej do wniosku należy dołączyć rachunek za usługę hotelową, listę poniesionych kosztów.
Zaznacza się, że nawet jeśli świadek nie został przesłuchany, a stawił się w sądzie, należy mu się zwrot kosztów w rozumieniu art. 87 ust. 1 u.k.s.c.
Aby otrzymać zwrot kosztów podróży, wydatków, utraconego zarobku lub dochodu należy złożyć wniosek ustnie do protokołu rozprawy lub na piśmie. Odpowiednie dokumenty należy złożyć w biurze podawczym sądu, który rozpoznaje sprawę lub doręczenie do sądu wniosek wraz z załącznikami za pośrednictwem operatora pocztowego.
Wniosek złożony na piśmie powinien odpowiadać warunkom pisma procesowego. We wniosku należy dokładnie określić rodzaj (lub rodzaje) żądanej należności ze wskazaniem ich wysokości. Wniosek powinien zawierać też uzasadnienie.
Wniosek ten składa się w terminie 3 dni od dnia zakończenia czynności z udziałem osoby uprawnionej do tych należności. Termin 3 dni jest terminem prekluzyjnym i nie podlega przywróceniu. Upływ tego terminu powoduje zatem wygaśnięcie roszczenia o przyznanie należności. Warunkiem tego jest jednak pouczenie świadka, biegłego i tłumacza (należy to odnieść także do innych osób wymienionych w art. 92 ust. 1 u.k.s.c.) o prawie i sposobie zgłoszenia wniosku o zwrot należności oraz o skutkach niezachowania terminu. Jeżeli osoby te nie zostały pouczone o tych ciężarach i konsekwencjach upływu terminu, to mogą skutecznie złożyć wniosek o przyznanie należności nawet po zakończeniu postępowania, ale przed upływem terminu przedawnienia (por. postanowienie SN z 18.12.1968 r., I PZ 68/68, LEX nr 6432).
Wniosek o zwrot kosztów podroży
Wnioskodawca zobowiązany jest wykazać wysokości rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem transportu.
Wysokość przedmiotowej należności jest determinowana wysokością rzeczywiście poniesionych wydatków. Oznacza to, że należności te mogą być przyznane świadkowi tylko wówczas, gdy zostały one przez świadka „rzeczywiście poniesione”. Jeżeli świadek odbywa podróż do miejsca wykonywania czynności lub z powrotem, nie ponosząc przy tym żadnych wydatków, to nie może ubiegać się o zwrot kosztów podróży.
We wniosku o zwrot kosztów podróży powinien uwzględnić: numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, ilość przejechanych kilometrów w obie strony, paragon lub fakturę za paliwo, potwierdzenie poniesienia opłat za przejazd autostradą, natomiast w przypadku korzystania ze środków komunikacji publicznej przedłożyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z podróżą, np. bilety.
Należy zaznaczyć, że gdy jednym samochodem przybyło kilku świadków, zwrot kosztów przysługuje tylko jednej osobie. Zwrot kosztów za przejazdy przysługuje również osobie towarzyszącej świadkowi, jeżeli świadek nie mógł stawić się bez opieki tej osoby.
Kto może wnioskować o zwrot kosztów
Koszty stawiennictwa świadka w sądzie ponosi ta strona, która wnioskowała o jego przesłuchanie. O zwrot kosztów podróży mogą wnioskować świadkowie, osoba towarzysząca świadkowi (jeżeli świadek nie mógł stawić się na wezwanie sądu bez opieki tej osoby), biegli, tłumacze, strony zwolnione od kosztów sądowych oraz osoby trzecie uprawnione do należności.
Oprócz kosztów podróży biegłemu powołanemu przez sąd przysługuje wynagrodzenie za wykonaną pracę oraz zwrot poniesionych przez niego wydatków niezbędnych dla wydania opinii, tłumaczowi -wynagrodzenie za wykonaną pracę oraz zwrot poniesionych przez niego wydatków niezbędnych do wykonania tłumaczenia.
Zgodnie z art. 90a ust. 1 u.k.s.c. biegłemu lub tłumaczowi wezwanemu przez sąd, w razie nieskorzystania z jego usług, przysługuje zwrot utraconego zarobku lub dochodu.
W wypadku gdy obowiązujące przepisy przewidują przyznanie stronie należności w związku z jej udziałem w postępowaniu sądowym, należności te przyznaje się stronie w wysokości przewidzianej dla świadków.
Osobę uprawnioną do otrzymania należności poucza się o prawie do złożenia owego wniosku i sposobie złożenia wniosku o jej przyznanie oraz skutkach niezachowania terminu do jego złożenia.
Reasumując, w przypadku poniesienia przez świadka kosztów stawiennictwa w sądzie, powinien on wnioskować o zwrot poniesionych kosztów w ciągu 3 dni od dnia zakończenia czynności. Oczywiście należy pamiętać, że takie roszczenie o zwrot należności z tytułu zwrotu kosztów sądowych przedawnia się z upływem lat trzech, licząc od dnia powstania tego roszczenia. Do takiego wniosku należy przedłożyć dokumenty wykazujące wysokość rzeczywiście poniesionych kosztów.
