W trakcie prowadzenia działalności, z różnych przyczyn przedsiębiorca może dojść do wniosku, że chce przerwać swoją działalność, ale nie chce jej całkowicie zlikwidować. W takiej sytuacji należy rozważyć zastosowanie tymczasowego zawieszenia działalności gospodarczej. Do głównych przyczyn zawieszania działalności zaliczana jest utrata płynności finansowej, w następstwie czego pojawiają się problemy z bieżącym opłacaniem kosztów stałych, np. składek ZUS. Co do zasady przedsiębiorca może zawiesić działalność z dowolnego powodu, na dowolnie określony czas oraz dowolną ilość razy. Zawieszona działalność to działalność, którą można zlikwidować lub wznowić w każdym momencie, nawet przed ustalonym terminem okresu zawieszenia i nie oznacza to, że działalność jest zamknięta lub zlikwidowana. Zawieszenie działalności wiąże się z wieloma korzyściami, tj. zwolnienie z niektórych zobowiązań publicznoprawnych, np. opłacenia składek ZUS, opłacania zaliczek na podatek dochodowy, braku obowiązku składania deklaracji w zakresie podatku VAT. Jedyną wadą zawieszenia działalności to zakaz prowadzenia działalności, tzn. brak możliwości osiągania z tego tytułu bieżących przychodów.
Zawieszenie działalności a VAT
W okresie zawieszenia działalności gospodarczej, podatnik nie ma obowiązku składania deklaracji JPK_V7M i JPK_V7K. Zwolnienie z obowiązku składania deklaracji rozciąga się także na zarejestrowanego podatnika VAT UE, oczywiście pod warunkiem, że podatnik w okresie zawieszenie nie dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Jednakże zwolnienie to dotyczy tylko pełnych okresów rozliczeniowych, dlatego, jeżeli podatnik prowadził działalność nawet przez jeden dzień w danym okresie rozliczeniowym, wówczas musi złożyć deklarację za ten okres. Tym samym, jeżeli podatnik zawiesił działalność w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, wówczas w tym okresie nie korzysta ze zwolnienia i w dalszym ciągu zobowiązany jest do złożenia deklaracji.
Od zwolnienia z obowiązku składania deklaracji w okresie zawieszenia działalności jest kilka wyjątków, np. dokonanie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, skorzystanie z prawa do odliczenia podatku.
Po sześciu miesiącach do dnia dokonania zawieszenia działalności dochodzi do wykreślenia z rejestru podatników VAT, z tym że po okresie zawieszenia następuje ponowna rejestracja bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego.
Jeżeli w trakcie zawieszenia działalności pojawiła się czynność opodatkowana VAT, wówczas podatnik zobowiązany jest do zawiadomienia o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując okres, w którym wykonywał takie czynności. Zawiadomienie należy złożyć przed dniem zawieszenia działalności gospodarczej albo przed dniem rozpoczęcia wykonywania takich czynności w okresie zawieszenia działalności gospodarczej. Takie zawiadomienie skutkuje brakiem wykreślenia podatnika z rejestru VAT albo przywróceniem status podatnika VAT na okres wskazany w zawiadomieniu.
Oczywiście w przypadku pojawienia się czynności opodatkowanej VAT w okresie zawieszenia działalności, która wywołuje skutek zapłaty podatku należnego, wówczas podatnik zobowiązany jest do zapłaty podatku VAT, zaś w przypadku podatku naliczonego podatnik może odliczyć podatek naliczony.
Zawieszona działalność a ZUS
Zawieszenie działalności umożliwia przedsiębiorcy uniknięcia obowiązku płacenia składek ZUS. Tym samym przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniom w ZUS, gdyż nie płaci składek.
Przed złożeniem wniosku o zawieszenie działalności należy rozważyć termin zawieszenia, czyli jaki dzień ma być dniem skutkowym względem uniknięcia płacenia składek. Jeżeli przedsiębiorca złożyć wniosek w trakcie miesiąca, wówczas będzie zobowiązany do zapłaty składki zdrowotnej za cały dany miesiąc oraz składki na ubezpieczenia społeczne proporcjonalnie do liczby dni, w których w danym miesiącu działalność była aktywna.
Przykład: Dnia 12 lipca 2023 r. Pan Jan złożył wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej na okres 3 miesięcy, liczony od dnia 10 lipca 2023 r. do dnia 10 października 2023 r. W takiej sytuacji Pan Jan będzie zobowiązany do zapłaty składki zdrowotnej za cały lipiec i październik oraz składki na ubezpieczenie społeczne za 10 dni lipca (od 1 do 10 lipca) oraz za 22 dni października (od 10 do 31 października).
Prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych wygasa po 30 dniach od dnia ustania okresu podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. W tym czasie przedsiębiorca powinien rozważyć dobrowolne ubezpieczenie w NFZ, chyba że podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu, np. umowa o pracę.
Brak konieczności płacenia składek w okresie zawieszenia działalności jest korzyścią dla przedsiębiorcy. Aby z tego skorzystać, wystarczy złożyć wniosek CEIDG-1 i na tej podstawie urząd miasta przesyła informacje do ZUS. Tym samym przedsiębiorca nie musi zgłaszać tego faktu do ZUS.
Zawieszenie działalności a pracownicy
Zawieszenie działalności jest możliwe tylko w przypadku przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników na umowę o pracę, na zasadzie powołania, wyboru, mianowania oraz na spółdzielczą umowę o pracę. Nie dotyczy to umów cywilnoprawnych, np. umów zleceń, umów o dzieło, umów agencyjnych.
Z dniem zawieszenia działalności nie może istnieć żaden stosunek pracy. Dlatego przed zawieszeniem należy rozwiązać wszystkie umowy, a następnie w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy dokonać wyrejestrowania pracownika. Oczywiście wszelkie stosunki pracy należy rozwiązać zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu pracy.
Nie dotyczy to umów o pracę z pracownikami, którzy w dniu zawieszenia działalności przebywają na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim i nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu.
Zawieszenie działalności a kasa fiskalna
Zawieszenie działalności nie powoduje konieczności likwidacji kasy fiskalnej. Przedsiębiorca nie musi również jej wyrejestrowywać w Urzędzie Skarbowym. Nie trzeba również wykonywać terminowych przeglądów technicznych, raportów dobowych oraz miesięcznych, chyba że w tym okresie dokonano sprzedaży ewidencjonowanej. W konsekwencji po wznowieniu działalności, przedsiębiorca może ponownie korzystać z tej samej kasy fiskalnej. Oznacza to, że w przypadku zawieszenia działalności nie trzeba podejmować żadnych czynności związanych z kasą fiskalną.
Zawieszona działalność a PIT
W trakcie zawieszenia działalności przedsiębiorca jest zwolniony z wpłacania zaliczek na podatek dochodowy oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych za okres zawieszenia. Jeżeli w okresie zawieszenia przedsiębiorca uzyska przychód z działalności to w dalszym ciągu nie powstaje obowiązek zapłaty zaliczek lub ryczałtu, gdyż w tym okresie jest z tego zwolniony.
Oczywiście w przypadku powstania obowiązku zapłaty zaliczki lub ryczałtu przed terminem zawieszenia lub w terminie zawieszenia, to przedsiębiorca w dalszym ciągu zobowiązany jest do jej zapłaty.
Niemniej jednak pomimo zawieszenia działalności przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia rozliczenia rocznego za rok poprzedni, nawet jeżeli zawieszenie trwało przez cały rok podatkowy. Brak konieczności zapłaty zaliczki lub ryczałtu nie oznacza, że dokonana sprzedaż w czasie zawieszenia jest nieopodatkowana. Tym samym każda transakcja w okresie zawieszenia działalności musi zostać opodatkowana.
Zawieszenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma korzyściami na gruncie uniknięcia kosztów stałych, zwłaszcza publicznoprawnych. Przed podjęciem decyzji o likwidacji działalności należy rozważyć kwestię tymczasowego zawieszenia działalności. Oczywiście zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza, że przedsiębiorca nie ma żadnych obowiązków, ale z pewnością nie należą do zbyt uciążliwych. Niemniej jednak w zależności od potrzeby w każdym czasie można zlikwidować albo wznowić działalności bez żadnych ograniczeń.
